Cartórios têm 180 dias para se adequar à LGPD

A adequação de empresas à Lei Geral de Proteção de Dados vem acontecendo de forma gradativa desde 2018, quando a Lei surgiu no território brasileiro. Em alguns setores específicos, órgãos reguladores têm emitido normativas específicas para direcionar e regulamentar a conformidade das empresas.

No caso dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça fez isso ao emitir o Provimento 134/2022 no final de agosto de 2022.

O Provimento é resultado de um debate iniciado há aproximadamente um ano e meio e que ouviu vários segmentos da atividade notarial, que buscaram bases práticas para direcionar a adequação do setor e definir os objetivos mínimos que devem constar em um Programa de Adequação.

Apesar de essas diretrizes já estarem na LGPD, o provimento traz uma novidade: O prazo de 180 dias para a completa adequação dos cartórios.

Isso significa que em aproximadamente 6 meses as serventias terão que providenciar medidas de transparência aos cidadãos sobre o tratamento de dados pessoais, que podem variar de informações necessárias para a confecção de documentos até imagens gravadas em circuitos internos de segurança.

Dependendo do cartório, a transparência também é necessária nos sites, com criação de Políticas de Privacidade e Cookies.

As ações tomadas na adequação irão auxiliar, por exemplo, as respostas dadas pelos cartórios às solicitações de informações por telefone, presencialmente, por meio de procurador ou em caso de ordem judicial.

Outro ponto que consta no Provimento é a necessidade de as serventias elaborarem um inventário das operações de tratamento de dados, o que envolve o mapeamento do ciclo de vida dos dados. Esse é o documento base para toda a adequação do cartório, já que servirá como norte para mapeamento dos riscos envolvidos nas atividades diárias e, consequentemente, como marco inicial do plano de ação para a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O Provimento não prevê ferramentas específicas para que os cartórios sigam a adequação, deixando livre para cada serventia usar a ferramenta mais adequada a sua operação e orçamento. Isso significa que o mapeamento pode ser feito em ferramenta especializada ou planilha adequada, contendo tanto dados digitais quanto dados físicos.

Apesar de prever um prazo para adequação, não há previsão de multas ou sanções no provimento. A própria LGPD, porém, elenca as penalidades que podem ser aplicadas em caso de descumprimento da legislação – desde advertência até multas por infração.

Assim, cabe a cada unidade tomar as providências de acordo com a sua realidade e preferencialmente de forma prévia às correições feitas em cada cartório a fim de evitar quaisquer complicações.